6. Primeros informes

En este momento debemos imprimir nuestra primera serie de informes con el fin de verificar que todo el proyecto se comporta como realmente lo necesitamos. Estos informes iniciales, serán tomados de la galería de informes de Project, que tiene cinco secciones:

• Informes generales
• Informes de actividades actuales
• Informes de costos
• Informes de asignaciones de recursos
• Informes de carga de trabajo

Para obtener esta galería se activa la opción Ver - Informes:

Al escoger alguno de los grupos aparecen los iconos correspondientes a los informes que contiene, tal como puede verse enseguida para los informes generales

Seleccione con el cursor el informe que desee y presione Seleccionar  para que Project muestre la vista previa del mismo y un menú de control para enviarlo a la impresora o a un archivo magnético. Los informes que normalmente se imprimen en esta primera vez son:

• Resumen de proyecto y Tareas críticas del grupo General
• Flujo de caja semanal y Presupuesto del grupo Costos
• Tareas y recursos humanos del Grupo Asignaciones (en este grupo hay un informe de recursos sobreasignados que puede ser muy útil en el análisis que hicimos antes).
• Uso de Tarea y Uso de Recursos del grupo Carga de Trabajo
• También es muy útil  imprimir el informe Tarea y Recursos desde el grupo Personalizados, que contiene el resumen de la entrada de datos del proyecto.  

Impresos los informes, tenemos una serie de documentos sobre los cuales podemos verificar completamente el trabajo hecho hasta ahora. Revisaremos lo siguiente:

• Recursos sobreasignados
• Recursos programados por fuera de su tiempo disponible
• Fecha de finalización por fuera de los deseos del propietario del proyecto
• Costos excesivos
• Duraciones de tareas no prácticas (muy largas o muy cortas)
• Relaciones de dependencia y tiempos de traslapes y desplazamientos   

Si estamos de acuerdo con los datos suministrados, debemos hacer ahora dos cosas: entregar las copias de los informes a todos los entes participantes del proyecto y guardar el proyecto original con el fin de tener base de comparación para el control posterior.

7. La línea base del proyecto

Ya  hemos finalizado la primera programación del proyecto, revisado y verificado el flujo de caja, duración del proyecto, etc. y todos los posibles errores se han corregido, de tal manera que ya existe la primera versión definitiva del proyecto, que debe guardarse (Guardar la Línea de Base del Proyecto) para utilizarla como base de comparación en los posteriores procesos de seguimiento y control del proyecto.

Active la opción Herramientas – Seguimiento - Guardar línea de base, acepte los campos predeterminados que aparecen en la ventana y presione Aceptar  para guardar el proyecto en el disco.

8. Seguimiento y control del proyecto

El papel más importante del software de gestión de proyectos es ofrecer al administrador o gerente todas  las herramientas necesarias para el control permanente y seguro.

• El correcto seguimiento y control está compuesto por los siguientes pasos:
• Guardar la línea de base definitiva del proyecto, que teóricamente no cambiará en adelante. Este trabajo fue ejecutado al final del ejercicio anterior.
• Determinar el progreso de cada una de las tareas periódicamente y entrar los datos correspondientes de avance al programa.
• Definir los posibles cambios y ajustes que deban hacerse a la programación inicial en cuanto a duración de actividades, cambios en las relaciones de dependencia, cambios en la cantidad de recursos asignados o en el trabajo que estos recursos deban ejecutar. Entrar manualmente todos esos cambios a los campos correspondientes en el proyecto.
• Actualizar el proyecto utilizando las herramientas de seguimiento de Project.
• Producir los informes necesarios de avance, estado de proyecto y variaciones con respecto al original (línea base).
• Estudiar el comportamiento del proyecto y las consecuencias que tienen los datos que se han introducido, tomando las decisiones necesarias para encaminar nuevamente el proyecto hacia el cumplimiento de sus metas.
• Entrar al proyecto los datos necesarios con respecto a las decisiones tomadas y producir los informes sobre las actividades a desarrollar de forma inmediata.

Este proceso se ejecutará con una periodicidad determinada sólo por la magnitud del proyecto, lo crítico de  los gastos y tiempos y las necesidades de los propietarios.

9. El avance de tareas

Los ejecutores de las actividades reportarán a la gerencia del proyecto el avance real de cada una de las tareas para cada fecha de corte determinada por la misma gerencia. La mejor forma de presentar este avance es mediante expresiones porcentuales del total de la actividad. De acuerdo con estos informes, el archivo del proyecto se modificará entrando  los datos necesarios sobre los formularios de información de actividades.

En cualquier situación de un proyecto existen tres tipos de actividades (las que ya terminaron, las que están en proceso y las que no han empezado), cada uno de las cuales requiere diferentes datos de avance:

9.1 Tareas que ya terminaron

Si iniciaron y terminaron según lo previsto, se digita 100% en el campo de avance para llenar automáticamente los campos de Inicio, Fin y Duración reales.

Si iniciaron antes o después de lo previsto, se coloca la fecha real de iniciación y el campo de avance en 100% para que Project mueva la actividad al sitio correspondiente y calcule la fecha de finalización.

Si terminaron antes o después de lo previsto, se digita la fecha de fin real para que Project llene el avance con 100%, calcule la fecha de iniciación y mueva la tarea a su sitio correspondiente.

Si cambió la duración prevista, se digita primero la fecha real de finalización (para indicar que la tarea ya terminó) y luego se coloca la nueva duración para que Project pueda recalcular el trabajo ejecutado.

9.2 Tareas que no han comenzado

9.3 Tareas en progreso

Si la tarea inició según el plan previsto, basta con entrar al campo de avance y colocar el porcentaje reportado por los ejecutores. Si inició antes o después, se digita la fecha real de inicio en el campo correspondiente y luego se coloca el porcentaje de avance.

Si la duración prevista ya no es la verdadera, es necesario ajustarla manualmente, pero si el proyecto es dependiente de recursos, se ajusta la cantidad de recursos asignados para que Project recalcule la duración.