3.5 Datos generales del proyecto

3.5.1 Calendario

El calendario base de un proyecto establece los siguientes elementos:

• Semana estándar de trabajo. Cuáles días son hábiles y  cuáles no para TODAS las semanas del proyecto.
• Día estándar de trabajo. Horario de trabajo hasta de tres jornadas por día.
• Excepciones de calendario. Días festivos diferentes a los definidos como no hábiles en la semana estándar, horarios especiales para todo el proyecto.

Project ofrece como base un calendario denominado "Estándar", en el que se definen algunos de los elementos anteriores y que no necesariamente coinciden con los que vamos a aplicar en el proyecto, tales como los horarios de trabajo, los festivos, etc.; por este motivo,  siempre se define un calendario nuevo para el proyecto. Para definirlo se utiliza la opción Herramientas - Cambiar calendario laboral , que abre la siguiente pantalla:

Dentro de esta pantalla se debe crear un calendario nuevo para así mantener intactas las definiciones originales del Estándar de Project, oprimiendo el botón Nuevo... para mostrar la siguiente ventana:

Se define un nombre para el calendario (el nombre de la empresa o del proyecto, por ejemplo), se escoge el calendario preexistente Estándar en la casilla “Hacer una copia del calendario” y se presiona Aceptar para regresar a la pantalla anterior, en donde se determinan las definiciones faltantes.

Semana estándar
Para marcar un día como hábil o no hábil durante todo el tiempo, se hace clic sobre el nombre del día para sombrear toda la columna; luego, se marca en el botón correspondiente si se trata de un período No laborable, Laborable o Predeterminado según el calendario vigente (el Estándar).

Día estándar.
Para definir el horario para todos los días laborables, se marcan los nombres de los días arrastrando el cursor sobre ellos para sombrearlos. Cuando se haya completado el sombreo, se llenan los campos de los turnos o jornadas con las horas específicas.

Excepciones de calendario
Se coloca el cursor sobre el día en el que se presenta algo especial. Marcado el día puede definirse como laborable, no laborable o predeterminado o definir un horario especial si se desea.

Opciones especiales
Al oprimir el botón de Opciones, el programa nos lleva directamente a las fichas de configuración, dejando activa la correspondiente al calendario. La figura siguiente muestra la ficha activa:

Indicar en esta ficha si la semana inicia en domingo o lunes. Project asumirá el día indicado como el número uno de la semana (importante en proyectos donde se quiere independizar el Gantt de las fechas).

Igualmente indicar el mes en que inicia el año contable. Importante para reportes posteriores de caja y auditoría.

Las horas predeterminadas de entrada y salida serán las que Project asuma si no se especifican otras. Es decir, se asignarán esas horas para iniciar y terminar una jornada laboral. Ajústelas según los horarios de trabajo; si no se hace, habrá necesidad de un engorroso ajuste manual posterior.

Longitudes de jornada laboral y semana laboral. Independiente de los horarios dados en los calendarios, Project usará estos dos datos para todos sus cálculos internos, especialmente para asignación de recursos y control de costos y trabajo.

Es importante ser consistente con las definiciones que se hicieron en el calendario, pues Project NO verifica estos datos.

3.5.2 Opciones generales del proyecto

En el menú Archivo - Propiedades se encuentra la ficha Resumen, donde podemos dar unos datos que Project usará continuamente como predeterminados en encabezados de reportes, pantallas, gráficos, etc.

Los diferentes campos de esta ficha se diligencian así:

• Título: Nombre del proyecto, que aparece en todos los informes y reportes
• Asunto: Un elemento útil para la clasificación del proyecto dentro del ambiente de la empresa.
• Autor: Persona que ha creado el proyecto.
• Responsable: Generalmente el nombre del Gerente de Proyecto.
• Organización: Nombre de la empresa.
• Categoría, Palabras clave, Comentarios y Base del Hipervínculo son campos de uso opcional, útiles para clasificaciones y búsquedas mediante la herramientas avanzadas de búsqueda de Windows 95.
• Guardar imagen preliminar: marque la casilla. No consume mucho espacio y es de mucha ayuda para la búsqueda en el disco.

Presione Aceptar para terminar.

3.5.3 Información general del proyecto

Utilice la opción Proyecto - Información del proyecto  para abrir el cuadro que contiene la información general del proyecto:

• En el campo Programar a partir de se determina si el proyecto se debe programar a partir de la Fecha de comienzo (para que todas las actividades se ejecuten ASAP, tan pronto sea posible) o de la Fecha de fin de proyecto (cada actividad se programará ALAP, que significa tan tarde como sea posible) y, dependiendo de la escogencia, se activan los campos Fecha de comienzo o Fecha de fin para digitar la fecha respectiva.
• El campo Fecha de estado (Project 98) contiene la fecha que el programa tiene en cuenta para sus cálculos de cierre de reportes. Si no se escribe una, asume la del campo Fecha de hoy.
• El campo Fecha de Hoy contiene la fecha del computador y no es necesario variarlo.
• En el campo Calendario , de la lista desplegable se escoge el que se asigna como calendario base del proyecto; en nuestro caso asignaremos el calendario denominado Bodega Central que creamos en un procedimiento anterior.

Presione Aceptar para completar la información.

3.6 Grabación del archivo